展示会を運営する手順を徹底解説!予算配分から搬入まで

まずは予算の配分を考える

どのような規模の展示会になるかは、予算によっても変わってきます。決められた予算内で会場を選ぶ場合は、どこを重視するかで選び方も変わります。会場費以外にも、看板代や案内状代、会場が宣伝もしてくれるならその費用など、いろいろなお金がかかります。表に看板を出すのに別途料金がかかる会場の場合は、そのことも考慮に入れなければなりません。看板を出せば通りがかりのお客様にも入ってもらえる可能性が高まります。あらかじめ呼ぶ人が決まっているなら看板は省くのも手です。

最適な条件の会場を選ぶ

会場によって使い勝手や広さや設備は変わります。実際に必ず一度は下見に行きましょう。また、お客様にお茶やお菓子を出したい場合は、会場内での飲食が可能かどうかを確かめておく必要があります。営利活動を禁止していたり、する場合は料金が変わる会場もありますので、販売をしたいなら事前にチェックしましょう。画鋲やイーゼル、長机、椅子、プロジェクターなど使いたい設備があるかどうかも重要です。展示会をやるうえで必要な条件がそろった会場かどうかは、会場選びでかなり大切なポイントです。

搬入は余裕をもって前日に!

会場の日程を押さえるとき、忘れがちなのが搬入の日です。展示会の日程に加えて、搬入のための日を一日押さえておきましょう。搬入は時間のかかる作業です。やってみたら、想像の何倍も時間がかかってしまった、ということはよくある話です。展示会当日ではなく、時間が押した時のために前日に行うことが成功のポイントです。

展示会の施工は、業者によって実績が異なってくるので、依頼前に業者のホームページに掲載されている実績内容を見る事が大事です。